Management služebních cest

  • Letenky

  • Ubytování

  • Jízdenky

  • Pronájem aut

  • Pojištění

  • Víza

  • Parking

Letenky

O letenkách víme vše. Známe specifické požadavky firem, které vysílají své zaměstnance na služební cesty. Disponujeme špičkovými technologiemi, které garantují vyhledání nejlevnějších cen v rezervačních systémech i mimo ně. Umíme vyjednat zajímavé slevy z cen letenek u většiny leteckých dopravců.

A to nejdůležitější – máme skvělý tým cestovních konzultantů, opravdových profesionálů ve svém oboru, kteří jsou připraveni vyhovět i nestandardním požadavkům a zajistit hladký průběh vaší cesty od začátku do konce.

Naši konzultanti zpracovávají požadavky našich klientů vždy komplexně – kromě standardních či nízko-nákladových dopravců vždy navrhnou i případnou návaznou pozemní dopravu, upozorní na vízovou povinnost, doporučí vhodné ubytování, zajistí parkování na letišti a další doplňkové služby. Mají přístup do rezervačních systémů našich zahraničních poboček a mohou tak zajistit letenky za ceny, které nejsou na našem trhu běžně dostupné. V případě skupinových cest vyžádají a porovnají nabídky více leteckých dopravců a vyjednají pro vás nejlepší cenu. Obrátit se na ně můžete i s požadavky na charterové spoje či pronájem soukromých letadel.

To vše nám dává nejlepší předpoklady k tomu, abychom se stali i pro vás tím nejlepším partnerem v oblasti zajišťování cestovních služeb.

Mezi služby Business Travel patří:

vyhledání standardních i nízko-nákladových spojení, návrh kombinace různých dopravců či jednosměrných letenek
doporučení návazné pozemní dopravy a dalších služeb jako ubytování, vyřízení víz, pronájem aut či pojištění
porovnání cen spojení z různých zdrojů a případné zakoupení letenky přes zahraniční pobočku HRG
zprostředkování nejvýhodnějších skupinových letenek, charterových letů či pronájmů soukromých letadel
zajištění řady doplňkových služeb – letenek z věrnostních programů, vstupů do VIP salonků, zpětné načtení mil do věrnostních programů, parkování na letištích atd.

Parking

Samozřejmostí je zajištění parkování Vašeho vozu na letišti. V některých případech jsme schopni Vám nabídnout zajímavé slevy. Možnost zaparkovat svoje auto využívají naši zákazníci nejčastěji:

v Praze – zde nabízíme všechny možnosti (Letiště Praha, GoParking, Vinci)
ve Vídni
v Krakově – dokonce s 90% slevou

Naše služby pokrývají dále většinu odletových míst v ČR, SR, Polsku, Rakousku a Německu.

Transfery

Umíme zařídit transfer „z“ a „na“ letiště přesně podle Vašeho přání (od velice levných až po luxusní varianty dopravy). V cílových destinacích využíváme naše sítě poboček a ověřených dodavatelů. Můžete si být jisti, že dostanete vždy dobrou kvalitu za solidní cenu.

Ubytování

Stejně jako spolehlivé a pohodlné letecké spojení může zdárný průběh služební či jiné cesty ovlivnit i výběr ubytování, které by mělo být komfortní, dobře dostupné a za co nejvýhodnější cenu.

Při zpracování nabídek pracujeme s několika zdroji, z nichž vybíráme ty nabídky, které nejlépe vyhovují vašemu požadavku. Máme k dispozici vlastní hotelový program HRG Global Hotel Programme – který nabízí zvýhodněné ceny, mírnější storno podmínky a garantované volné kapacity ve více než 15.000 hotelích po celém světě.

Mimo to využíváme další systémy, které fungují na principu konsolidace nabídek různých světových dodavatelů. Tyto nabídky jsou systémem porovnány a klient má tak jistotu nejnižší ceny. Další výhodou těchto systémů je možnost vystavení předplaceného voucheru, což pro klienty představuje snazší formu vyúčtování a dále úsporu času při odhlašování z hotelu. Pomůžeme vám také v případě požadavku na dlouhodobé pronájmy apartmánů či ubytování pro větší skupiny cestujících.

Řada našich klientů využívá i naše poradenské služby v oblasti vyjednání slev a korporátních cen ubytovacích kapacit v České republice i zahraničí. Máme bohaté zkušenosti s návrhy a realizacemi vlastních hotelových programů klientů, které přinášejí významné úspory při zachování komfortu zaměstnanců vyjíždějících na služební cesty.

Vlakové a autobusové jízdenky

Jednou z věcí, které naši klienti na našich službách nejvíce oceňují, je komfort v podobě komplexního zajištění celé cesty.

Naši cestovní konzultanti vám vždy doporučí návazné vlakové či autobusové spojení až do cílové destinace; v případě, že cestujete po České republice či do okolních států, je pak taková nabídka často plnohodnotnou a cenově výhodnější alternativou k letecké dopravě.

Jsme jedna z mála agentur na našem trhu, která má přímý přístup do rezervačního systému Českých drah. To nám umožňuje flexibilně a rychle vyřizovat požadavky na vlaková spojení, jízdenky okamžitě tisknout a bez prodlevy doručovat klientům.

V naší nabídce naleznete jízdenky všech dopravců dostupných nejen v České republice (České dráhy, Eurolines, Student Agency, RegioJet, LeoExpress atd.), ale i dopravců zahraničních (Deutsche Bahn, Eurostar, SNCF – TGV, Ruské dráhy, japonské železniční společnosti atd.).

Jízdenky na méně běžné spoje, které nelze zakoupit v České republice či přes internet, jsme schopni zajistit přes naše partnerské kanceláře HRG v zahraničí a nechat zaslat přímo do vaší společnosti.

Pronájem aut

Jestliže potřebujete mít v dané destinaci k dispozici auto, rádi vám zajistíme jeho pronájem. Bez ohledu na to, zdali se jedná o malé levné auto, nebo reprezentativní vůz s vlastním řidičem, víme, jak na to.

Doporučíme vám kategorii vozu, vhodné pojištění a připojištění a poskytneme vám kompletní informace o specifikách při zapůjčení auta v konkrétní zemi, abyste se vyhnuli jakýmkoli nepříjemným překvapením.

Spolupracujeme s většinou autopůjčoven, v jejichž nabídkách se dobře orientujeme a u kterých vám dovedeme zajistit i nestandardní či doplňkové služby. Samozřejmostí je možnost vrácení auta v jiné destinaci, než kde bylo zapůjčeno, případně vystavení „full value voucheru“, který vám umožní uhradit pronájem formou následné fakturace bez nutnosti garance platební kartou.

Pojištění

Vyznat se ve světě cestovního pojištění a porovnat si nabídky produktů různých pojišťovat může být časově trochu náročné. Nechte nás tuto práci udělat za vás a přijměte naše doporučení na pojištění, které je pro vaši cestu optimální z pohledu pojistného krytí, ceny pojistky a způsobu likvidace pojistné události.

Rádi vám pomůžeme i s pojištěním specifických situací a komplikací, jakými je riziko zrušení cesty, pojištění ztráty zavazadel či jejich zpoždění, neudělení víz atp. Necháme vás pojistit i pro opakované či dlouhodobé cesty, stejně tak vám zprostředkujeme pojištění pro všechny cestující zaměstnance bez nutnosti nahlašování cesty.

Vízový servis

Naše vízové služby patří k nejkomplexnějším a nejspolehlivějším – vízové požadavky našich předních klientů na složitá a komplikovaná víza – například pro držitele zahraničních pasů či do zemí, jejichž ambasáda se nenachází v České republice – vyřídíme vždy v dohodnutém termínu.

Náš vízový servis „ze stolu – na stůl“ počíná již v okamžiku rezervace, kdy vám poskytneme veškeré informace potřebné k vyřízení víza a končí doručením pasu s vízem zpět do vaší kanceláře.

Poradíme si i s vyřízením urgentních požadavků a expres víz, v případě některých ambasád umíme zajistit výjimku a vyřídit víza za vás i v situaci, kdy ambasáda požaduje osobní účast žadatele

Pro hladké vyřízení víza za vás obstaráme zvací dopis či potvrzení o pojištění cesty v požadovaném jazyce.

Technologie

HRG patří ke špičce ve vývoji a implementaci technologií, které výrazně ovlivňují podobu spolupráce s klientem a to na několika úrovních. Silné globální zázemí s vlastním technologickým centrem a zároveň plnohodnotná technická podpora je ideální kombinací pro implementaci jakékoli technologie, která vám pomůže získat lepší kontrolu nad cestovními náklady a zefektivní dosavadní způsoby a procesy objednávání cestovních služeb.

1. Procesy objednávání a optimalizace nákladů

Do této oblasti spadá zejména nastavení on-line rezervačních systémů, které jsou šité klientovi na míru. Ať se již jedná o náš vlastní systém HRG Online, nebo o systémy třetích stran (AeTM, iFAOCytric, Concur travel, KDS, Traveldoo, GetThere atp.), ke každé implementaci přistupujeme individuálně a s plnou podporou odborníků přítomných v naší pražské kanceláři.

Doporučíme vám systém vhodný právě pro vaši společnost, zajistíme jeho plné nastavení, zaškolení uživatelů a technickou podporu první i druhé úrovně v českém a anglickém jazyce.

Součástí on-line systému nebo samostatnou technologií může být schvalovací systém, který je schopen plně nahradit váš dosavadní interní proces schvalování cest. Rádi vám poskytneme bližší informace o technologii HRG TripPASS, díky které získáte 100% kontrolu nad celým procesem objednávání cest pro vaši společnost

2. Data a reporty

Neodmyslitelnou součástí služeb, které klientům standardně poskytujeme, je zpracování statistik a reportů, jejichž rozsah a podoba odpovídá účelu, za kterým jsou zpracovány.

Kontrolu nad dodržováním cestovní politiky zaměstnanci a využíváním nejnižších dostupných cen získáte díky našemu komplexnímu HRG Global Data reportu. V jeho rámci máte možnost sledovat chování zaměstnanců při výběru spojení, sledovat vývoj průměrných cen zakupovaných letenek a dalších služeb, rozdělení nákladů dle středisek, čísel zaměstnanců, projektů atd.

Bezpečnost cestujících je pro nás, stejně jako pro naše klienty, prioritou. Ať již se jedná o HRG Insight nebo o systémy našich partnerů (iSOS), vždy budete mít okamžitý přehled o pohybu vašich cestujících, případných rizicích a možnostech, jak je kdykoli zkontaktovat.

Můžete se spolehnout na naši plnou podporu při nastavení a zasílání dat do vašich účetních a Expense Management systémů (SAP, Oracle, Ariba, Concur atd.).

Poskytneme vám report o všech nevyužitých či částečně nevyužitých letenkách a postaráme se o automatickou refundaci částek, na které máte nárok a to díky vlastní technologii E-ticket Reclaim.

3. Kvalita služeb a garance nejnižších cen

Naše technologie nám pomáhají udržovat služby na nejvyšší úrovni. S technologií Travel Case máte jistotu, že veškeré nabídky cestovních konzultantů budou ve stejném a přehledném formátu, další technologie pak měří rychlost odpovědí konzultantů či ověřují, zdali byla vybrána a nabídnuta nejlevnější možná varianta včetně nabídek nízkonákladových dopravců.

Vaši cestující jistě ocení přehledný cestovní portál HRG i-Suite s řadou informací potřebných pro hladký průběh cesty a funkcionalit, které lze vaší společnosti nastavit na míru. Někteří z nich pak rádi využijí mobilní aplikace, které jim umožní organizovat si své služební cesty kdykoli a odkudkoli.

Proč s námi?

Profesionální a kvalitní služby – za více než 20 let působení na našem trhu jsme si vybudovali pověst spolehlivého partnera, který svým klientům poskytuje prvotřídní servis ve stálé kvalitě. Daří se nám úspěšně získávat nové zákazníky, dlouhodobě se těšíme přízni stávajících klientů, kteří od nás neodcházejí.

Garance nejnižších cen - k dosažení nejnižších cen letenek a úspor cestovních nákladů využíváme několik nástrojů – od špičkových technologií, přes aktivní poradenství obchodního zástupce až po zkušenosti a kreativitu cestovních konzultantů.

Profesionální poradenství – jako jedna z mála agentur na našem trhu aktivně nabízíme poradenství v oblasti dosahování úspor na cestovních nákladech. Daří se nám dlouhodobě snižovat průměrné ceny letenek a cestovních služeb, které naši klienti nakupují.

Kvalita a zkušenost zaměstnanců – dbáme na to, abychom měli stabilní a stálý tým zkušených profesionálů, kteří budou spolehlivě a ochotně vycházet vstříc i těm nejnáročnějším poptávkám našich klientů. Můžeme se pochlubit minimální fluktuací a dlouhodobou spokojeností našich zaměstnanců s prací v HRG.

Technologie jsme jedničkou na trhu v oblasti vyvíjení a používání nejmodernějších technologií. Pravidelně přicházíme s inovativními řešeními, jakými jsou on-line rezervační systémy, technologie umožňující automatické schvalování služebních cest či pokročilé a na míru šité zpracování dat a reportů.

Nezávislost a transparentnost - naše nabídky jsou objektivní a vypracované s ohledem na nejlepší zájmy klienta. Ceny našich služeb nikdy nezahrnují skryté poplatky a jsou zcela transparentní.

S našimi klienty nás pojí jeden společný zájem, který je klíčem úspěchu naší vzájemné dlouhodobé spolupráce. Tím je maximální snaha o trvalé dosahování úspor cestovních nákladů. Úspěšně radíme a pomáháme velkým i malým firmám s efektivním řízením výdajů na služební cesty, k čemuž využíváme kombinaci nejmodernějších technologií a hluboké znalosti a zkušenosti našich zaměstnanců. S námi máte vždy jistotu úspory již v okamžiku nákupu cestovní služby, z dlouhodobé perspektivy je pak nesporným přínosem práce obchodního zástupce, který vám aktivně přináší doporučení a návrhy na optimalizaci celkových cestovních výdajů vaší společnosti.

Poradenství

S našimi klienty nás pojí jeden společný zájem, který je klíčem úspěchu naší vzájemné dlouhodobé spolupráce. Tím je maximální snaha o trvalé dosahování úspor cestovních nákladů. Úspěšně radíme a pomáháme velkým i malým firmám s efektivním řízením výdajů na služební cesty, k čemuž využíváme kombinaci nejmodernějších technologií a hluboké znalosti a zkušenosti našich zaměstnanců. S námi máte vždy jistotu úspory již v okamžiku nákupu cestovní služby, z dlouhodobé perspektivy je pak nesporným přínosem práce obchodního zástupce, který vám aktivně přináší doporučení a návrhy na optimalizaci celkových cestovních výdajů vaší společnosti.

1. Okamžitá úspora při nákupu cestovní služby

bezprostřední využití všech dostupných technologií k nalezení a garanci nejnižší ceny v rezervačním systému i mimo něj
výborná znalost produktů, zdrojů a kreativita cestovních konzultantů při návrhu a organizaci služební cesty
jistota využití veškerých slev a korporátních cen vyjednaných pro HRG či přímo pro klienta

2. Dlouhodobý plán úspor a optimalizace cestovních nákladů

zhodnocení dosavadního procesu objednávání služeb a návrhy na jeho zlepšení, revize stávajících a návrhy na nová pravidla cestovní politiky
vyjednání korporátních slev a firemních věrnostních programů u leteckých společností a hotelů
návrh a implementace technologií vedoucích k efektivnímu procesu objednávání a kontrole nad cestovními výdaji – interního schvalovacího systému, vhodného on-line rezervačního nástroje, nastavení a rozsah reportů

Jakkoli se může na první pohled jevit výše transakčního poplatku jako vhodné vodítko pro určení ceny služby, ve skutečnosti tvoří nanejvýš 4% z celkových cestovních nákladů, často i méně. Pro identifikaci a nalezení prostor k výrazným úsporám celkových výdajů je proto vhodné zaměřit se a aktivně pracovat na snižování cen samotných cen letenek, ubytování a dalších služeb. V případě zájmu vám rádi zpracujeme nezávazný návrh na optimalizaci cestovních nákladů vaší společnosti.